5 Alasan Meninggalkan Spreadsheet dan Beralih ke Software Trucking Modern

Berbisnis tentu saja membutuhkan pembukuan dan pencatatan administrasi yang rapi. Biasanya dilakukan di aplikasi spreadsheet seperti Excel, Google Sheet, atau Open Office. Aplikasi pengolah data tersebut memang nyaman dilakukan, tapi masih mentah dan harus banyak dilakukan modifikasi untuk dapat memenuhi kebutuhan administrasi bisnis.

Terlebih lagi untuk administrasi bisnis ekspedisi yang datanya beragam dan amat banyak, diperlukan aplikasi atau software mumpuni yang mampu memenuhi kebutuhan administrasi terkait bisnis ekspedisi.

Spreadsheet sudah memiliki banyak kelemahan apabila hendak dijadikan aplikasi pengolah data untuk bisnis yang mengatur pergerakan barang-barang kiriman menggunakan jasa ekspedisi. Kurang lebih ada 5 alasan meninggalkan spreadsheet yang harus kamu tahu untuk beralih ke software trucking modern yang spesifik.

1. Rentan akan kesalahan manusia

Saat menambahkan suatu data yang dilakukan secara manual di aplikasi spreadsheet, tidak dipungkiri akan terjadi kesalahan atau kelalaian hanya karena meletakkan di baris yang berbeda. Atau kesalahan menulis angka, volume, dan jumlah yang berdampak besar bagi urusan keuangan/administrasi. Hal inilah yang seringkali terjadi apabila masih menggunakan aplikasi pengolah data manual yang dimodifikasi sendiri.

Maka dari itu cobalah gunakan software trucking modern yang khusus mengolah data ekspedisi truk karena kebutuhan pemrogramannya telah dirancang sedemikian rupa untuk memenuhi ekspektasi pebisnis. Hal ini membuat admin kantor dapat mengurangi kesalahan human error sehingga data tetap dapat dikontrol dengan baik.

2. Rentan terhadap kecurangan

Spreadsheet memang dapat diatur atau di setting dengan menggunakan formula atau rumus khusus. Namun tidak jarang sering terjadi manipulasi data oleh admin yang tidak bertanggung jawab. Memanipulasi data di aplikasi spreadsheet sangat mudah dilakukan karena seringkali tidak terdeteksi dan mudah sekali diubah. 

Maka dari itu untuk menghindari kecurangan, sebaiknya menggunakan software trucking modern yang sudah dirancang anti kecurangan. Kolom untuk input data sudah didesain oleh pengembangnya sehingga admin hanya bisa memasukkan data tanpa perlu mengubah formulanya.

3. Sulit untuk dikonsolidasi

Berbisnis ekspedisi dengan menggunakan truk yang pengirimannya tersebar ke berbagai daerah, seringnya membutuhkan banyak halaman/lembar/file untuk merapikan administrasi. Namun rupanya spreadsheet tidak begitu efektif dalam hal mengkonsolidasi banyak data apalagi bila harus mengelola banyak cabang.

Tenang saja, aplikasi TMS (Truck Management System) mampu mengatasi hal tersebut. Pengguna tidak perlu mengkonsolidasi banyak data karena sudah terkustomisasi dengan baik pada 1 aplikasi. Sehingga pengguna tidak perlu memodifikasi atau bergerak lebih banyak untuk memanajemen data.

4. Pembatasan ukuran file

Pada spreadsheet, apabila data sudah melebihi 3000 baris maka akan membuat kapasitas file menjadi semakin besar. Semakin besar ukuran file maka prosesor akan lebih lambat dalam membuka dan mengoperasikannya. Apalagi bila data tersimpan dalam berbagai file terpisah, maka akan semakin banyak tab spreadsheet yang harus dibuka.

Maka dari itu beralihlah ke solusi yang praktis, yaitu memanfaatkan aplikasi trucking modern yang telah terintegrasi dengan baik. Biasanya aplikasi ini tidak merepotkan karena tidak bergantung pada jumlah kapasitas file. Sehingga pengguna akan tetap merasa nyaman apabila membuka aplikasi tersebut meski datanya sangat banyak.

5. Rentan terkena virus

Aplikasi spreadsheet sangat rentan terkena virus, apalagi akhir-akhir ini sedang marak berkeliaran virus ransomware wannacry yang menyerang file-file pekerjaan di kantor. Virus tersebut mudah melakukan enkripsi file yang membuat data penting tidak dapat dibuka lagi.

Untuk menghindari faktor risiko tersebut, maka gunakan saja aplikasi pengembang trucking modern yang telah didesain dan terpasang antivirus. Biasanya aplikasi telah dirancang dengan sistem pengamanan yang canggih dan juga tersedianya back up data untuk keamanan data pengguna.Itulah 5 alasan kuat untuk Anda meninggalkan spreadsheet dan beralih menggunakan software trucking modern. Dengan memilih aplikasi TMS (Trucking Management System) yang baik maka akan memudahkan Anda dalam pengelolaan bisnis ekspedisi. Flits.id menyediakan software trucking modern yang bisa membantu Anda dalam membuat administrasi pembukuan untuk bisnis Anda dengan mudah dan terorganisir.