Menangkap Peluang TMS di Indonesia

TMS adalah singkatan dari Transportation Management System atau sistem manajemen transportasi, yakni platform logistik yang menggunakan teknologi untuk membantu bisnis dengan melaksanakan dan mengoptimalkan sumber yang dimiliki

Joseph Nuroho, Managing Director Flits.id, menjelaskan bahwa definisi TMS cukup luas. “Secara general bisa diartikan sebagai software atau sistem terintegrasi khusus untuk proses operasional perusahaan yang bergerak di bidang transportasi, terlepas dari merek atau produk tertentu,” kata Joseph membuka penjelasannya.

“Perusahaan transportasi sendiri masih terbagi jadi banyak macam, dimulai dari pembagian umum yaitu darat, laut, dan udara. Dengan demikian, cakupan TMS itu luas dan fitur berbeda-beda dari satu produk ke produk lain. Secara garis besar, TMS biasanya menyangkut empat proses yakni pencatatan dan perencanaan order, penugasan transportasi, follow up penugasan, invoicing, dan monitoring,” tuturnya menerangkan.

Joseph melanjutkan, ”Sedangkan ERP bisa tergolongkan menjadi bermacam perusahaan, seperti manufaktur, retail, distribusi, dan sebagainya. Di dalamnya lengkap dari penjualan sampai ke akuntansi. Teknologi ini dapat digunakan untuk pengelolaan transportasi perusahaan sampai mengurangi proses memasukkan data secara manual,” ujarnya lagi.

Sistem Manajemen Transportasi membantu mengatur logistik perusahaan dengan cara mempermudah proses penjualan, tracking lokasi kendaraan, sampai ke accounting (Foto: Flits)

Berikut adalah kelebihan TMS:

1. Khusus untuk perusahaan transportasi
Karena khusus untuk perusahaan transportasi, laporan dan operasional di dalam TMS dimaksimalkan untuk kemudahan bisnis transportasi tersebut.

2. Efisiensi dari digitalisasi
Digitalisasi memiliki banyak keuntungan, seperti mempermudah monitoring, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi tenaga kerja.

3. Peningkatan performa & revenue perusahaan
Bagian dari perusahaan adalah memanfaatkan efisiensi dan kemudahan monitoring dengan baik. Contohnya, KPI (Key Performance Indicator) perusahaan dan kebijakan strategis dapat dibuat berdasarkan semua data dan laporan yang didapatkan dari TMS. Ini akan meningkatkan performa, yang berdampak langsung pada revenue perusahaan.

Joseph menjabarkan penerapan TMS di sektor transportasi. “Sebagian besar perusahaan logistik di Indonesia masih melakukan proses pencatatan manual, padahal adopsi teknologi semakin mudah, apalagi didorong situasi pandemik yang mengharuskan semua online. Mengapa demikian? Barrier digitalisasi terbesar adalah faktor harga. Di sektor trucking atau transportasi darat contohnya, mayoritas atau lebih dari 50% transportasi di Indonesia, 90% masih terdiri dari perusahaan UMKM, sedangkan harga software TMS global seperti Oracle dan SAP bisa sampai miliaran. Gap inilah yang dapat diisi oleh produk lokal seperti Flits TMS, yang diharapkan dapat membantu efisiensi perusahaan pengangkutan UMKM di Indonesia,” tuturnya.

Untuk lebih memudahkan pemahaman TMS di sektor transportasi, Joseph menjelaskan keunggulan TMS dibandingkan input manual. “Kita contohkan perusahaan PT ‘A’ yang bergerak di bidang pengangkutan. Pencatatan dokumen kerja di perusahaan tersebut seperti order, surat jalan, dan invoice dikerjakan menggunakan tools seperti: aplikasi spreadsheet, pencatatan kertas/- manual, software GPS, dan software accounting. Profil seperti perusahaan ‘A’ ini lumrah di usaha pengangkutan. Kalau PT ‘A’ menggunakan TMS, apa yang berubah?”

Pentingnya beralih ke software trucking modern untuk meningkatkan efisiensi kerja (Foto: Pexels.com)

1. Perusahaan bisa monitoring secara real
Supervisor dari perusahaan dapat melihat semua order yang sudah masuk dan status order tersebut dalam waktu kurang dari 5 menit, tanpa harus menunggu rekap atau via telefon.

2. Mengurangi dobel input dan kesalahan
Admin perusahaan tidak perlu lagi meng-input order, lalu menyalin ke invoice. Selain hemat proses, admin juga mengurangi potensi salah input.

3. Mengoptimalkan tenaga kerja
Jika dulunya diperlukan admin untuk membuat rekap harian dan bulanan, maka sekarang admin bisa diperbantukan ke bagian lain.

4. Memperbaiki layanan pelanggan
Misal ada pelanggan dari perusahaan menanyakan status pengiriman pesanannya. Pada proses manual, perusahaan perlu mencari lampiran atau file spreadsheet dari pelanggan dan order tersebut. Kemudian, perusahaan menghubungi supervisor di lapangan, lalu supervisor menghubungi sopir atau mencari koordinat kendaraan di software GPS. Dengan TMS, admin hanya perlu mengetahui nomor order yang ditanyakan pada sistem, lalu melihat status kendaraan untuk order tersebut, dan langsung menginformasikannya kepada pelanggan. Semuanya hanya perlu waktu kurang dari lima menit.

Perusahaan harus cerdas memilih software yang cukup aman untuk digunakan. Joseph membagikan tips untuk memastikan keamanan software TMS

Pastikan Anda memilih Vendor yang tepat dan menerapkan standar security internasional untuk software TMS Anda (Foto: Pexels.com)

1. Metode back-up data
Pastikan perusahaan memiliki cara untuk menyimpan data yang sudah diinput, baik dalam bentuk back-up, laporan, ataupun export/import data.

2. Background Perusahaan
Pastikan vendor penyedia data tepercaya dan dalam kondisi baik, untuk memastikan kelangsungan dukungan dan pemeliharaan pemakaian.

3. Teknologi yang dipakai
Jika perusahaan transportasi tidak familiar dengan teknologi, pemilik perusahaan bisa memulai dengan mengetahui jenis software tersebut, apakah berbasis web? Mobile app? Desktop app? Apakah software tersebut membutuhkan koneksi ke internet? Seperti apa proses maintenance dan upgrade sistem? Pastikan semua teknologi yang digunakan memiliki masa hidup yang panjang.

4. Data yang terenkripsi
Jika berbasis website, apakah software menggunakan protokol HTTPS yang terenkripsi? Apakah password dan data yang tersimpan terenkripsi di database? Hindari software yang mengirimkan password secara gamblang melalui email ataupun SMS. Itu berarti software tersebut tidak mengenkripsi password yang tersimpan, dan sangat mudah untuk disalahgunakan oleh pihak lain.

5. Lokasi data disimpan
Ketahui dimana data disimpan. Pada umumnya lokasi penyimpanan dapat dibagi menjadi tiga, yakni

• In-app: data disimpan dalam perangkat tempat. software dipasang, dan hanya bisa diakses pada perangkat tersebut.
• On-premise : data disimpan pada server milik pengguna. Semua pengguna TMS mengakses pada server tersebut. Keamanan ada dalam tanggung jawab pengguna.
• Cloud : data disimpan dalam cloud. Beberapa tips untuk keamanan cloud server:
  • Pastikan vendor cloud terpercaya dan memiliki reputasi yang baik.
  • Pastikan lokasi server cloud tidak terlalu jauh (contoh: Singapore) untuk meminimalkan waktu akses.
  • Pastikan vendor TMS memiliki pengalaman atau bermitra dengan vendor cloud, untuk memastikan dukungan vendor cloud yang lebih baik.

6. Audit Software harus menyimpan historis semua perubahan pada transaksi (edit, hapus, buat) pada TMS untuk memastikan tidak ada sabotase data.

Lapangan industri transportasi di Indonesia yang masih cukup besar untuk digarap, TMS pun berpeluang sama. “Prospek TMS di Indonesia cukup besar. Misalnya, kita lihat market size di logistik di Indonesia sekitar 24% dari GDP dan 50% itu dari trucking. Kalau bicara skala industri, itu besar sekali dan termasuk salah satu tulang punggung ekonomi di Indonesia. Kalau sekarang ada sekitar 8 juta truk dan 90% masih UMKM, itu peluang! Apalagi, UMKM masih melakukan input manual. Transportasi merupakan salah satu industri yang belum terlalu tersentuh teknologi, sehingga prospeknya sangat bagus bila ada yang bisa memberi solusi kepada UMKM,” ujar Joseph menjelaskan.

Selama ini, faktor harga membuat UMKM terkendala berinvestasi. “TMS yang fully integrated biaya investasinya bisa mahal sekali, sampai ratusan juta. Flits coba mengisi gap itu, dengan software yang terintegrasi dan modern namun harga terjangkau. Flits masuk untuk melayani UMKM di industri trucking,” kata Joseph.

Teks: Sigit Andriyanto / Sumber: TruckMagz